Étude de casÉvénementiel et logistique

Un parcours commun pour chaque exposant.

Avec PLANÉ, Node a unifié la préparation des exposants et automatisé la réservation des plages de montage.

Le point de départ: Un suivi numérique, mais manuel
Le mandat: Préparation des exposants et plages de montage
L’approche: Un processus commun aux événements

Le point de départ

Numérique ne voulait pas encore dire automatisé.

Les courriels et les appels servaient à coordonner les exposants, tandis qu’un Google Sheets permettait de suivre les dossiers en parallèle. Il fallait répéter les échanges et adapter le travail au cas par cas pour chaque événement.

Des invitations et des suivis effectués manuellement.
Un tableau à maintenir en parallèle des échanges.
Des besoins différents à concilier d’un événement à l’autre.

Concevoir un parcours commun aux événements.

Node a analysé le travail existant et croisé les besoins des événements pour créer une suite logique, adaptable aux contraintes de chacun.

Observer le travail
Analyser les échanges, les suivis manuels et la préparation des exposants.
Croiser les besoins
Comparer les exigences des événements pour identifier les étapes communes et les différences à préserver.
Unifier le parcours
Structurer les dossiers, les validations et la réservation des plages d’arrivée et de montage.
Automatiser les étapes
Faire avancer la majorité du parcours selon les statuts, avec des interventions manuelles lorsque l’événement le demande.

De l’invitation à une arrivée planifiée.

InvitationRecevoir l’accès et les consignes
PréparationCompléter le dossier exposant
ValidationSuivre les exigences de l’événement
RéservationChoisir une plage d’arrivée ou de montage
ConfirmationRetrouver sa réservation
CoordinationSuivre les arrivées dans l’horaire

Les règles qui encadrent les plages

Type de véhicule
Taille du kiosque
Capacité du débarcadère

La majorité des étapes est automatisée. Certaines validations restent manuelles selon l’événement.

Un dossier qui avance avec l’exposant.

Les consignes, les validations et les réservations suivent un parcours commun. L’équipe retrouve l’état des dossiers et la planification au même endroit.

Ce que Node a mis en place

Relier l’événement et ses exposants

Chaque dossier réunit les consignes de l’événement, le contact, les étapes de préparation et les réservations associées. L’équipe peut suivre l’avancement sans tenir un tableau parallèle pour reconstituer le dossier.

Automatiser sans perdre les exceptions

Les étapes et les statuts pilotent la majorité du parcours et des communications. Certaines validations restent manuelles selon l’événement et la situation de l’exposant.

Intégrer les contraintes du montage

Les plages tiennent compte du véhicule, de la taille du kiosque et de la capacité disponible. Les règles de réservation permettent de respecter la capacité du débarcadère. Le mandat concerne la préparation et les plages logistiques, sans vente ni attribution des emplacements de kiosques.

Schéma de synthèse du mandat, sans données de dossiers clients.

Ce qui a changé

Un processus réutilisable, moins de coordination manuelle.

L’équipe conserve une vue commune de la préparation et des arrivées. La majorité du parcours est automatisée, tout en gardant les ajustements nécessaires à chaque événement.

Moins de courriels et de suivis à effectuer manuellement.
Un avancement visible par exposant et par événement.
Une méthode commune, adaptée aux contraintes logistiques.

La technologie au service du changement.

Node relie les événements, les dossiers exposants et l’horaire. L’espace en ligne permet aux exposants de préparer leur dossier et de réserver leur plage.